RGPD

Introduction

En notre qualité de bureau digital de courtage en assurancesnous sommes  responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à  caractère personnel. 

Le bureaucollecte et traite les données d’identité et les coordonnées qu’il reçoit du client concernant le client lui-même, les membres de sa famille, son personnel, ses collaborateurs, ses préposés  et toute autre personne  de contact utile. Ces données à caractère personnel sont traitées par le bureau conformément à la législation belge relative à la protection des données et aux dispositions du Règlement  2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (ci-après le « Règlement général sur la protection des données »). 

Le client est responsable de l’exactitude et de la tenue à jour des données à caractère  personnel qu’il fournit au cabinet et s’engage à respecter strictement les dispositions du  Règlement général sur la protection des données à l’égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu’il pourrait recevoir de ses clients, de son personnel, de ses collaborateurs et de ses préposés. 

Le client reconnaît avoir pris connaissance des informations ci-dessous et autorise le cabinet à traiter les données personnelles qu’il communique dans le cadre des services qui seront prestés par le cabinet, ce conformément aux dispositions reprises dans la présente déclaration de protection de la vie privée.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Charleroi Finance. Le siège du responsable est sis à 6001 Marcinelle.

Le responsable du traitement est joignable à l'adresse suivante : dpo@charleroi-finance.be

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

2.1 Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en  cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur  une donnée personnelle. 

Ces données ne seront transmises qu’aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour  autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement.

2.2 De manière générale, le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins  suivantes : 

A. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci après, loi du 18 septembre 2017). 

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de  collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs  mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du  possible, adresse. 

2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de  collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des  clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et  adresse. 

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du  18 septembre 2017). 

B. Les obligations incombant au bureau vis-à-vis des autorités belges, des autorités  étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou  réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un  intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales   et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère  personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés. 

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces  données, le bureau ne peut pas conclure de relation d’affaires. 

À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure  de mener à bien notre mission de courtier en assurances digital. 

2.3 Concrètement, le bureau collecte, enregistre et utilise les données des clients aux fins  suivantes : 

– établir et mener la relation contractuelle avec le client ; 

– analyser, adapter et améliorer le contenu du site web du bureau; 

– exécuter la mission ; 

– permettre au client de recevoir des communications et des informations ; 

– répondre aux demandes d’informations ; 

– pour toute activité de communication par le cabinet aux clients ayant donné leur  accord ;

– informer les clients de tout changement sur le site web du cabinet et ses  fonctionnalités et sur les conditions générales ; 

– pour toute autre raison à laquelle le client a expressément consenti. 

2.4 La base juridique du traitement des données personnelles par le cabinet est : 

L’exécution de toute demande de la part du client ou la nécessité d’exécuter un contrat conclu  avec le client. 

Le cabinet a besoin de recueillir certaines données du client pour répondre à ses demandes. Si  le client choisit de ne pas partager ces données avec le cabinet, cela peut rendre l’exécution du contrat impossible. 

Une obligation légale imposée au professionnel qui a besoin de recueillir et de stocker  certaines données du client pour répondre à diverses exigences légales, y compris celles liées  aux taxes et à la comptabilité et à la loi anti-blanchiment. 

Le cabinet a un intérêt légitime à interagir avec les clients, notamment pour :

– répondre à leurs demandes ou améliorer la mission, 

– prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité des opérations, exercer,  défendre et préserver les droits du cabinet, par exemple en litige, 

– apporter la preuve d’une possible violation des droits du cabinet, 

– gérer et améliorer ses relations avec le client, 

– améliorer continuellement les services du cabinet. 

Le cabinet veille dans tous les cas à maintenir un équilibre proportionné entre son intérêt légitime et le respect de la vie privée des clients.

3. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

3.1 Le cabinet traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses  proches a elle-même (ont eux-mêmes) fournies. 

  • Les données d’identification, telles que le nom et prénom, l’état civil, la date de  naissance, l’adresse, l’employeur, le titre, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail,  le numéro national et le numéro d’entreprise ; 
  • Les données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport) ; – Les informations bancaires nécessaires à l’exercice de la mission par le cabinet, telles  que les numéros de compte bancaire, IBAN et BIC/SWIFT ; 
  • Les informations de facturation ; 
  • Les communications entre le client et le cabinet ; 
  • Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-web, les  données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une  organisation politique, données médicales. 

Toute autre donnée personnelle requise afin de pouvoir exécuter la mission.

3.2 Le bureau traite des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la  personne concernée : 

  • les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés,  administrateurs, clients, fournisseurs. 

3.3 Le cabinet traite des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par le  client :

  • Les données à caractère personnel peuvent provenir de sources publiques telles que la  Banque-Carrefour des entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque  nationale de Belgique (Centrale des bilans) ; 
  • Dans le cadre de la mission, le cabinet peut également collecter certaines données par  l’intermédiaire d’autres sociétés, notamment en provenance des sources suivantes : d’autres sociétés ayant sollicité nos services dans le cadre d’une affaire qui vous concerne (par exemple en tant que tiers, cocontractant, associé, déclaration fiscale famille apparentée, etc.) ; 
  • les juridictions ; 
  • les huissiers de justice ou les notaires ; 
  • l’administration fiscale ou sociale ; 
  • les clients/fournisseurs… 

4. Destinataire des données

4.1 Communication à des tiers autres que des prestataires de services 

Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative, s’il estime de bonne foi que la transmission  de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de  défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site internet  et/ou de vous-même. 

4.2 Communication à des tiers prestataires de services 

Le cabinet fait appel à des tiers prestataires de services 

  • le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ; ● le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines  tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire…). 

Le cabinet peut communiquer les informations personnelles de ses clients à des tiers dans la  mesure où ces informations sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec ses clients. Dans  ce cas, ces tiers ne communiqueront pas ces informations à d’autres tiers, sauf dans l’une des deux situations suivantes : 

  • la communication de ces informations par ces tiers à leurs fournisseurs ou sous traitants est nécessaire à l’exécution du contrat ; 
  • lorsque ces tiers sont tenus par la réglementation en vigueur de communiquer  certaines informations ou certains documents aux autorités compétentes dans le  domaine de la lutte contre le blanchiment de capitaux, ainsi que, d’une manière  générale, à toute autorité publique compétente.

La communication de ces informations aux personnes précitées doit, en toutes circonstances,  être limitée à ce qui est strictement nécessaire ou requis par la réglementation applicable. 

4.3 Transfert vers un pays en dehors de l’espace économique européen (si applicable) Le cabinet n’opère de transfert de données vers un pays en dehors de l’espace économique  européen que lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat au sens de la législation  en vigueur et, en particulier, au sens du Règlement général sur la protection des données, ou  dans les limites permises par la législation en vigueur, par exemple en assurant la protection  des données par des dispositions contractuelles adaptées.

5. Mesures de sécurité

Le cabinet a pris les mesures organisationnelles et techniques appropriées concernant à la fois  la collecte et la conservation des données afin de garantir un niveau de sécurité adapté au  risque et afin que soit empêché dans toutes la mesure du possible : 

  • l’accès ou la modification non autorisée à ces données ; 
  • l’usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
  • la destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données. 

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel. 

À cet égard, les employés, associés ou collaborateurs du cabinet qui ont accès à ces données  sont soumis à une obligation stricte de confidentialité. 

Le cabinet ne saurait toutefois être tenu pour responsable en cas de vol ou de détournement  de ces données par un tiers en dépit des mesures de sécurité adoptées.

6. Durée de conservation

6.1 Données à caractère personnel qui doivent être conservées par le cabinet en vertu de la loi  du 18 septembre 2017 (cf. point 2.2A) 

Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant les clients,  les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs des clients. Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle  ou d’une opération occasionnelle avec le cliente. 

6.2 Autres données à caractère personnel 

Les données à caractère personnel qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que  pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable,  la législation fiscale et la législation sociale, sauf en ce qui concerne les données à caractère  personnel que le cabinet est tenu de garder pendant plus longtemps sur la base d’une  législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère  personnel sont nécessaires. 

6.3 Une fois les durées de conservation expirées, les données à caractère personnel sont  effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

7. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

7.1 Conformément à la réglementation en matière de traitement de données personnelles, le  client dispose des droits suivants sous réserve du cas particulier repris à l’article 7.2 : – Droit d’être informé des finalités du traitement et sur l’identité du responsable du  traitement ; 

  • Droit d’accès : le client a le droit de demander à tout moment si ses données ont été  collectées, durant combien de temps et dans quel but ; 
  • Droit d’opposition : le client peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ses  données par le cabinet ; 
  • Droit de rectification : le client a le droit de demander que ses données fausses ou  incomplètes soient corrigées ou complétées à tout moment sur simple demande ; – Droit à la limitation du traitement : le client peut demander une limitation du  traitement de ses données. Cela signifie que les données en question doivent être «  marquées » dans le système informatique du cabinet et qu’elles ne peuvent plus être  utilisées pendant un certain laps de temps ; 
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli) : sous réserve des exceptions  prévues par la loi, le client a le droit d’exiger que ses données soient effacées. à  l’exception de celles que le cabinet a l’obligation légale de conserver ; 
  • Droit à la portabilité des données : le client peut demander que ses données lui soient  transmises dans un «‘format structuré, couramment utilisé et lisible par machine » et  peut également demander au cabinet de transmettre ces données à un autre  responsable de traitement ; 
  • Droit de réclamation : le client peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de  protection des données. 

Pour l’application de vos droits, vous pouvez toujours adresser une demande écrite,  accompagnée d’une copie de votre carte d’identité ou de votre passeport, au responsable du  traitement Monsieur HSIAO Yen-Tchi par courrier électronique : bhw.consult@skynet.be ou  par courrier ordinaire. 

7.2 Données à caractère personnel que le cabinet doit conserver en application de la loi du 18  septembre 2017 

Sont ici concernées les données à caractère personnel des clients, des mandataires et des  bénéficiaires effectifs des clients. 

En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du  18 septembre 2017 : 

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en  application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses  données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du  droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.

Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant  s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès  de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi. 

La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur  qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du  traitement en question. 

Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la  protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du  traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence  d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou  de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et,  d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les  entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la  présente loi. » 

Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc  vous adresser à l’Autorité de protection des données (cf. point 8).

8. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel  par notre cabinet auprès de l’Autorité de protection des données : 

Autorité de protection des données 
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
URL : https://www.privacycommission.be/

9. Mises à jour et modifications à la déclaration de protection de la vie privée

En informant les clients via le site web du cabinet ou par e-mail, le cabinet peut modifier et  adapter la déclaration de protection de la vie privée, notamment pour se conformer à toute  nouvelle législation et/ou réglementation applicable en matière de protection des données  personnelles, aux recommandations de l’Autorité belge de protection des données, aux lignes  directrices, aux recommandations et aux meilleures pratiques du Comité européen de la  protection des données et aux décisions des cours et tribunaux sur cette question.